ملخص الوظيفة:

يعمل موظف قسم الاستقبال في مركز الإعداد الاولمبي على تقديم خدمات استقبالية متميزة للزوار، الرياضيين، والأطقم الفنية. يتضمن دور الموظف استقبال وتوجيه الزوار، تنظيم الجداول والمواعيد، الرد على الاستفسارات الهاتفية والإلكترونية، وضمان سير العمل بشكل سلس وفعال داخل المركز. كما يتطلب العمل الحفاظ على بيئة عمل مهنية، والتعامل مع الزوار والرياضيين بكل احترام واحترافية. بالإضافة إلى مهام التنسيق مع الأقسام المختلفة لتسهيل العمليات اليومية وضمان تجربة إيجابية لجميع المتواجدين في المركز.

مهام الوظيفة:

• استقبال وترحيب الرياضيين، الموظفين، الزوار، وكبار الشخصيات بكل احترافية.
•  نقطة الاتصال الرئيسية للاستفسارات، وتوجيهها إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية، الرسائل الإلكترونية، والاستفسارات، وضمان التواصل الفعال والدقيق في الوقت المناسب.
•  إدارة الزوار والضيوف وإعداد التقارير (الحفاظ على السجلات).
• توفير المعلومات عن مركز الاعداد الأولمبي، بما في ذلك الجداول الزمنية، المرافق، والفعاليات القادمة.
•  المساعدة في عمليات تسجيل الوصول والمغادرة للرياضيين، الموظفين، والضيوف المقيمين في المنشأة أو أثناء التدريب.
•  إدارة وتنسيق غرف الاجتماعات، وضمان تجهيزها وصيانتها بشكل صحيح.
• دعم جدولة المواعيد، جلسات التدريب، أو الفعاليات للرياضيين والموظفين.
•  التنسيق مع أقسام الخدمات والصيانة لضمان جاهزية وصيانة الأماكن المشتركة.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة، إدخال البيانات، والحفاظ على السجلات.
•  التعامل مع البريد والأمانات، وضمان توزيعها بشكل سريع إلى المستلمين المعنيين.
•  ضمان أن تكون منطقة الاستقبال والردهة نظيفة، منظمة، ومهيأة دائمًا.
•  التنسيق مع أقسام الخدمات أو الصيانة لمعالجة أي مشاكل في منطقة الاستقبال.

مؤهلات الوظيفة:

• خبرة من 0 إلى 2 سنوات في وظائف مشابهة.
• يفضل الحصول على دورات تدريبية في العمليات الأمامية، خدمة العملاء، أو الدعم الإداري.

القدرات والمهارات العلمية:

• شهادة الثانوية العامة (التوجيهي) كحد ادنى.
• إلمام باستخدام برامج الحاسوب الأساسية (مثل Microsoft Office، أنظمة إدارة الحجوزات، البريد الإلكتروني) وأدوات التواصل الحديثة.

القدرات والمهارات الشخصية:

• القدرة على التواصل بوضوح وبطريقة مهنية مع الزوار، الرياضيين، الموظفين، وكبار الشخصيات.
• القدرة على التعامل مع عدة مهام في وقت واحد وتنظيم الجداول والمواعيد بفعالية.
•  القدرة على التعامل مع المواقف غير المتوقعة وحل المشاكل بكفاءة.
• إلمام بتقديم خدمة عالية الجودة للزوار والرياضيين مع الحفاظ على موقف إيجابي واحترافي.
•  القدرة على العمل بنظام الورديات (صباحية، ومسائية، وليلية).